English File ネイティブはこう使う ＃10　“Dear”メール例で学ぶ意味と使い方

英語のビジネスメールで宛名を書く時には、
受け取りてと自分の関係性や、どのようなトーンのメールにしたいかなど、いくつか考えるべきポイントがあります。

ただし、“To Whom It May Concern,”は、一般的にカスタマーサービスなどに質問する際に使うことが多いです。

“Dear（名前）”は、相手への敬意を表すことができます。

フォーマルなメールの場合は、“Dear（名前）”を使えば間違いないでしょう。

メールの相手の名前が分からない時もありますよね。

そんな時には、“Dear（部署名）”または“Dear（相手の役職）”と、Dearの後ろに部署名や相手の役職などを続けることができます。

“Dear Hiring Manager, ”(採用ご担当者様)　または、“Dear HR,”（人事ご担当者様） などです。

カスタマーサービスへの1回目の問い合わせなども、もちろん担当者の名前は分からないですよね。

そんな時は、“Dear Customer Service”または、“To Whom It May Concern,”を使います。

ニュートラルな相手の具体例
• 何度かやり取りしている取引先の担当者
• 定期的に連絡を取っている外部パートナー
• 面識はあるが、上下関係が強くない相手・・など

社内では、
• 他部署の担当者
• 直属ではない上司・・など

ニュートラルなメールというとどんな関係の相手に送る時？と少し場面を想像するのが、難しいかもしれないのですが。。。

そこまでかしこまってもいない、フレンドリーではある、けれどビジネス英語としても適切な宛名という感じです。

“Hello（名前）”や“Hi（名前）”を使います。

▶ “Hello”は、“Dear”よりフォーマル度が下がります。
　　とはいえ、初めての人へのビジネスメールでも使うことができる表現です。

▶ “Hi”は、“Hello”より更にカジュアルになりますが、こちらも初めての人へのビジネスメールでも使うことができます。

ニュートラルなトーンのメールで相手の名前が分からない場合は、“Greetings,”という表現が使えます。

“Greetings,”は、単純に1人の受け取り手の名前が分からない時にも使えますが、
会社内等でその問題を解決する担当の人が何人かいて、特定の誰かではなく、その人たち全員に向けてメールを送りたい場合にも使える表現です。

これらの表現はカジュアルでくだけた表現ではありますが、ビジネスシーンでも使うことができます。

カジュアルな表現を使う時は、あなたが受け取り手とどれだけ親しいかが重要になります。

チームのマネージャーとして、“Hi team/everyone”から一般的な内容のメールを始めるのは、全く問題ありません。

相手から来たメールへの返信であれば、
「もらったメールの内容はしっかりと確認しました。その上で、しっかり返信してますよ。」ということを示すことができます。

メールそのものの内容は必ずしもそんなに重くある必要はありません。

ミーティングの日程の確認であったり、ちょっとした変更事項を伝えるようなメールの場合にも使うことができます。

親しい間柄の相手に“Dear（名前）”を使うことで、「適当にメール返してる訳じゃないよ。」という気持ちを伝えることができるのです。