【テンプレート付き】ビジネス英語の手紙の書き方をプロが解説

ビジネス英語の手紙は10のステップを踏むことで作成することができます。

①から順に書いていくだけで作れるようにまとめました。順に1つずつ解説します。

ビジネス英語の手紙を書くときは、まずアメリカ式かイギリス式かを選びましょう。

そもそもビジネス英語の手紙には2種類のスタイルがあり、スタイルによって配置や書き方に異なる部分があります。（※共通している部分もあります）

【アメリカ式とイギリス式の違い】

ビジネス英語の手紙を書く際は、まず相手の国に合わせたスタイルで作成するようにしましょう。

相手の文化に合わせることができれば、文化への配慮や国際的ビジネスがあると評価され、信頼関係の構築につながります。

迷ったら以下を参考にしてください。

【アメリカ式とイギリス式、どっちを選ぶべき？】

送付先の相手がどのような国なのかを作成前に確認し、スタイルを決めて作成に取り掛かりましょう。

アメリカ式かイギリス式かを決めたら、まずはレターヘッドに配置する差出人の会社情報を記載します。

差出人の会社情報は、アメリカ式とイギリス式は共通して『上部の中央』に配置しましょう。

会社情報の書き方は以下を参考にしてください。

会社情報の下に、手紙の作成日を記載します。

日付の書き方はアメリカ式とイギリス式で異なりますので注意してください。

日付の下に、宛名・受取人の情報を記載します。

こちらはアメリカ式、イギリス式ともに左揃えで配置します。

宛名・受取人の書き方は以下を参考にしてください。

次に件名を書きます。

件名『Subject: 』は省略されることもありますが、ビジネスシーンでは入れておくことが無難です。

アメリカ式では左揃え、イギリス式では中央寄せで記載してください。

次に読み手への呼びかけとなる“敬辞”を入れます。

敬辞は『Dear』が最も一般的です。アメリカ式、イギリス式ともに『Dear』を使って名前や肩書きを入れましょう。

ただし、アメリカ式とイギリス式では使用する“記号”や有無が異なるので注意してください。

【敬辞】※アメリカ式、イギリス式ともに左揃え

敬辞の下に、いよいよ本文を書いていきます。

本文は、アメリカ式とイギリス式ともに左揃えで、インデント（空白）なしで書いていきます。

相手の読みやすさを重視して、適宜に改行を入れて記載する配慮や、簡潔な表現を入れることを意識することもビジネス英語を使った手紙ではポイントです。

本文の最後に、“結辞”を入れます。

“結辞”は手紙の終わりに入れる言葉です。

読み手への敬意や感謝を示して手紙を締めくくる、という重要な役割を持っているので、ビジネスでは必ず記載するようにしてください。

結辞は関係性によって言葉を使い分けます。以下はビジネスシーンでよく使われる結辞です。

参考にして適切な結辞を選択し、記載しましょう。

【アメリカ式とイギリス式、どっちを選ぶべき？】

次に自筆署名を入れます。

自筆署名を入れることで差出人による公式な手紙であることを示せます。

誠実さも表せるので信頼性を高めることができるでしょう。公式性や誠実さを表すためにも、手紙には自筆の署名を記載するようにしてください。

自筆署名の記載方法は以下があります。

・自筆署名分のスペースを空けて作成し、印刷してから署名する
・編集画像ソフトなどを使って自筆署名を画像化（PNG）して挿入する
・ペン機能を使って署名する

手紙を出す頻度が高い場合、自筆署名を画像化してしまう方法が効率的です。ビジネスの手紙は手書き感が重要なので、用途や頻度に応じて対応していくとよいでしょう。

アメリカ式は左揃え、イギリス式は右揃えという配置にも注意して署名してください。

最後のフッター部分は、差出人の詳細を記載します。

差出人情報の項目は以下を参考にしてください。

差出人情報はアメリカ式が左揃え、イギリス式が右揃えで配置します。

ビジネスシーンで英語の手紙を書く際は、構成だけでなく、ビジネスに適切なフォーマルな英語表現も求められます。

そこで、ここからは実際のビジネスシーンで使える本文の例文を紹介します。

引用できるフレーズがあればお使いください。

依頼する手紙を作成するときに使える本文をご紹介します。

I hope this email finds you well.

I would like to request a review of the contract details for the project [Project Name] before proceeding further. Could you please confirm that the terms and conditions outlined in the document align with our mutual agreement?

If there are any discrepancies or points requiring clarification, please let me know at your earliest convenience. I appreciate your time and assistance in this matter.

I look forward to your confirmation.

I hope you are doing well.

This is a friendly reminder about the pending payment for invoice #[Invoice Number], issued on [Invoice Date], with a due date of [Due Date]. We have yet to receive the payment.

Could you please confirm the status of the payment and provide an estimated date of payment? If the payment has already been processed, kindly disregard this email.

Please feel free to contact me if you have any questions.

感謝の意を伝える手紙を作成するときに使える本文をご紹介します。

I hope you are doing well.

We are pleased to confirm the successful completion of the contract for [Project/Service Name].
Thank you for your time and effort throughout the negotiation process. Your trust and confidence in our services are greatly appreciated.

Our team is looking forward to collaborating with you and delivering exceptional results. If there are any specific requirements or further discussions needed before we proceed, please don’t hesitate to reach out.

Once again, thank you for choosing us as your partner.
We are excited about the journey ahead.

I hope this message finds you well.

I would like to extend my sincere thanks for finalizing the contract for [Project/Service Name].
We appreciate your prompt decision-making and the trust you have placed in our company. We are excited to begin our work and are committed to delivering high-quality results that meet your expectations.

As the next step, we will [mention the next actions or timeline]. Our team is fully prepared to move forward, and we are confident that we will achieve great success together.

Please feel free to contact me directly if you have any questions or need further information. I am happy to assist in any way.

Thank you again, and I look forward to our successful partnership.

謝罪するときの手紙に使える本文をご紹介します。

We are writing to sincerely apologize for the incorrect shipment of your order [Order Number] placed on [Order Date]. We understand the inconvenience this has caused, and we deeply regret the error.

Please rest assured that we are currently working to resolve this issue as quickly as possible.
A replacement for the incorrect item will be shipped immediately, and you can expect to receive it within [expected timeframe]. In the meantime, we kindly ask that you return the incorrect item using the prepaid return label that will be provided to you shortly.

We understand the frustration this may have caused and assure you that we are taking steps to prevent such issues from occurring in the future.

If you have any further questions or concerns, please do not hesitate to contact us at [contact details]. We value your business and appreciate your patience in this matter.

Once again, we sincerely apologize for the inconvenience and thank you for your continued support.

I am writing to sincerely apologize for the recent experience you had with our customer service team. We understand that the level of support you received did not meet your expectations, and we deeply regret the inconvenience this has caused you.

Please know that we take your feedback seriously, and we are taking immediate steps to address the issue. We are reviewing our procedures and providing additional training to ensure that similar incidents do not occur in the future.

We value your business and are committed to improving our services. If there is anything further we can do to assist you or make up for this experience, please do not hesitate to let us know.

Once again, we apologize for the poor service, and we truly appreciate your understanding and patience in this matter. We look forward to the opportunity to serve you better in the future.

I hope this message finds you well.

I am reaching out to introduce you to our newest product, [Product Name], which we believe could significantly benefit your business. After reviewing your company’s needs and understanding your goals, we are confident that [Product Name] can help you achieve [specific benefit, e.g., "increase efficiency," "improve customer satisfaction," "boost sales"].

[Product Name] offers the following key features:

[Feature 1]
[Feature 2]
[Feature 3]

We have received outstanding feedback from our existing clients, and we are excited to offer you the opportunity to try it for yourself. As a special offer, we would like to extend a [percentage]% discount on your first purchase, valid until [expiration date].

We would love the chance to discuss how [Product Name] can align with your needs and explore how we can collaborate moving forward. Please feel free to contact me at [phone number] or reply to this email to schedule a call or meeting at your convenience.

We look forward to the opportunity to work with you and provide solutions that help your business thrive.

ビジネス英語で手紙を書く際には、送付状（カバーレター）を同封することを忘れないようにしましょう。

そもそも送付状は、受取人に手紙の目的や背景を簡潔に伝える役割を持っているものです。

書類の内容が理解しやすいので、プロフェッショナルな印象を与える効果があります。

送付状（カバーレター）は例えば、以下のようなものがあります。

【一般的な送付状】
I hope this letter finds you well.

I am writing to submit the [Document Name] as part of the application for [purpose of the application]. Attached you will find the completed form and other supporting documents as requested.

Please feel free to contact me if you need further information or clarification. I look forward to the opportunity to discuss my application further.

Thank you for considering my application.

【提案書を送る場合の送付状】
I am pleased to submit the proposal for [Project/Service Name] as requested. Enclosed, you will find the detailed proposal along with supporting documentation that outlines our suggested approach to the project.

We are confident that our proposal will meet your needs and exceed your expectations. Should you have any questions or require further details, please do not hesitate to contact me directly.

Thank you for your consideration, and I look forward to your response.

【契約書送付のカバーレター】
I am writing to submit the signed contract for [Project Name], as per our recent discussions. Enclosed, you will find the finalized contract for your records.

Please review the document and let me know if you have any questions or require further clarifications. We are excited to begin our collaboration and look forward to a successful partnership.

複数の書類を送る場合は、以下のようにリストにすると読みやすさが向上します。

送付状（カバーレター）は受取人にとって手紙の内容を迅速に把握できる利点があります。

やり取りをスムーズにするために、ビジネスのやり取りでは送付状（カバーレター）を同封しましょう。

ビジネスで英語を使うなら、プロ講師に教わることが非常に有効です。

正式な手紙や書類、メールが作成できることは、単に言語スキルだけでなく、プロフェッショナルであることの信頼性を高める重要なスキルだからです。

「ビジネスマナーを持っている」「細部に気を配れる」と評価されれば、昇進やキャリアアップに直結するでしょう。

というのも、年功序列が一般的な日本とは違い、英語圏のビジネス文化は能力の高さが昇進やキャリアアップに直接影響を与えるからです。

手紙が作成できることはプロフェッショナルであることの証となり、一目置かれる要素となるでしょう。

このような背景をふまえると、正しく伝わるビジネス英語を身につけることは、ビジネスチャンスを増やす効果にもつながります。

言語能力の向上だけでなく、ビジネスチャンスを手に入れたい人は、ぜひプロのサポートを得ながらビジネス英語を身につけてください。

今回はビジネス英語の手紙の書き方についてまとめました。

ビジネス英語の手紙を作成するのは難しいイメージがありますが、以下の手順と構成で作成すれば簡単に作成できます。

例）
※アメリカ式の例です
※差出人や会社名などはすべて架空です

①から1つずつ書いていけば、相手に失礼のないビジネス英語の手紙が完成します。

ぜひ参考にしてスムーズなコミュニケーションにお役立てください。